Jak wybrać oprogramowanie dla firmy? Część druga.

Trudny wybór oprogramowania dla firmy

Pisaliśmy już o najważniejszych aspektach, które mają wpływ na wybór oprogramowania do firmy.

Zdajemy sobie sprawę, że temat wyboru oprogramowania dla firmy nie jest taki prosty dlatego chcieliśmy podzielić się naszymi doświadczeniami z tego obszaru.

Najczęstsze problemy dotyczące wyboru programów do firmy/biura rachunkowego i ich późniejszego zakupu oraz wdrożenia:

  1. Brak możliwości przetestowania programu w swojej firmie. W efekcie klient nie zna szczegółowej funkcjonalności oprogramowania. Dlatego warto sprawdzić czy producent udostępnia demo systemu. Brak testów często prowadzi do zakupu oprogramowania dla firmy, które nie spełnia naszych wymagań. Warto zawsze przetestować przynajmniej 3 przykładowe lub kłopotliwe procesy i sprawdzić jak program je obsłuży.
  2. Niewłaściwy termin zakupu i wdrożenia oprogramowania w firmie. Często klienci decydują się na zakup i wdrożenie oprogramowania w swojej firmie na przełomie roku. Wynika to z chęci rozpoczęcia pracy na programie na początku roku. Rozpoczęcie bilansem otwarcia czy inwentaryzacją. Kłopotem w tym przypadku może być także to, że firmy informatyczne zajmujące się wdrożeniami systemów informatycznych, w tym okresie mają bardzo ograniczone możliwości czasowe i przerobowe. Powoduje to nie przewidziane wcześniej przedłużenia w instalacji i konfiguracji oraz szerszych wdrożeń.
  3. Nadmierna koncentracja klienta na funkcjonalności rdzennej oprogramowania nie rozpoznając pełnych możliwości np. aplikacji zewnętrznych zintegrowanych z oprogramowaniem księgowym, kadrowym czy magazynowym w firmie. Niektórzy producenci mają w ofercie różne często niezwykle ciekawe i innowacyjne rozwiązania współpracujące z systemem ERP. Wielokrotnie okazuje się, że klienci sami nie są świadomi możliwości takich narzędzi oraz korzyści z nich płynących dla ich przedsiębiorstwa. Zatem wybierając oprogramowanie dla firmy warto przyjrzeć się pełni możliwości programu i aplikacji zewnętrznych gdyż mogą nam być przydatne w przyszłości
  4. Przyjęcie założenia, że dana funkcjonalność „na pewno jest” w danym programie ponieważ była w innym programie lub po prostu wedle klienta „musi być bo to oczywiste”. Niestety takie założenie prowadzi do późniejszego niezadowolenia z oprogramowania. Temat ten jest związany z pkt. 1. Dlatego warto dokładnie przetestować oprogramowanie, które ma zostać wdrożone w firmie. Zarówno od strony podstawowych działań i procesów jak również od strony procesów zaawansowanych czy specyficznych.
  5. Niewłaściwe oszacowanie kosztów zakupu, wdrożenia i szkolenia z oprogramowania. Niedokładne zorientowanie się w cenach powyższych elementów w wielu przypadkach kończy się koniecznością poniesienia koniecznych kosztów, które zupełnie wykraczają poza nasze możliwości finansowe.
  6. W przypadku biur rachunkowych i wyboru oprogramowania dla tego typu działalności należy w szczególności zwrócić uwagę na rozwiązania przyśpieszające i automatyzujące pracę. Tutaj ciekawe mogą być np. schematy księgowe lub zaciąganie dokumentów w formie elektronicznej. Dobrze aby wybrać nie tylko „oprogramowanie księgowe dla biura rachunkowego” ale także żeby dawało nam szersze możliwości np. promocję firmy lub dodatkowe wyróżniki np. program do faktur za darmo dla klienta biura rachunkowego

Temat wyboru oprogramowania dla firm wraca często a problemy z nim związane czasem przytłaczają przedsiębiorców. Dlatego niewykluczone, że powstanie kolejna część tego artykułu aby przekazać Państwu jak najwięcej wiedzy, która może być przydatna przy podjęciu właściwej decyzji o wyborze oprogramowania do firmy. Jeśli jesteś przedsiębiorcą z Poznania lub wielkopolski i chciałbyś dowiedzieć się więcej o możliwościach Comarch ERP Optima – zapraszamy do kontaktu!